Innovatie

Omnia partnerportaal

Opschaling

Omnia partnerportaal speelt in op de groeiende vraag naar geïntegreerde zorg. Het biedt zorgmedewerkers, uit verschillende organisaties die gezamenlijk zorg verlenen aan een cliënt, toegang tot één centraal portaal waarin alle cliëntgegevens samenkomen. Dit leidt tot efficiëntere samenwerking, minder administratieve last én financiële besparingen.

Digitalisering

Informatie-uitwisseling

Regio Noord-Brabant

Help ons versnellen

Uit diverse gesprekken vernemen wij dat de uitwisseling van (cliënt)informatie een complex vraagstuk is dat voor veel zorgorganisaties geldt. De werking van Omnia partnerportaal is zo eenvoudig dat we alle hulp aangrijpen om het de juiste attentiewaarde te geven zodat we de ICT-last in de zorg een beetje kunnen verlagen. Tevens zijn we op zoek naar samenwerking in andere sectoren waarvoor Omnia partnerportaal mogelijk een oplossing biedt.

Edwin Friesen

https://www.ictivity.nl/ictivity-ontwikkelt-uniek-partnerportaal-met-psw-voor-s…

Probleemstelling

De zorgvraag neemt toe en wordt complexer. Het leveren van die zorg vraagt om expertise van verschillende zorgorganisaties. Hierdoor is er in de maatschappij een groeiende behoefte aan organisaties die hun krachten bundelen voor het leveren van optimale zorg. Samenwerkingsverbanden tussen verschillende zorgorganisaties komen dus steeds vaker voor.

Iedere organisatie werkt echter met een eigen IT-systeem. Het gevolg? Een spinnenweb van werkomgevingen waarin belangrijke (cliënt)informatie versnipperd wordt opgeslagen. Om (cliënt)gegevens te kunnen achterhalen en samen te werken, moeten zorgmedewerkers bij elke organisatie inloggen met verschillende loginaccounts, e-mailadressen en Microsoft 365 licenties. Tegelijkertijd inloggen in twee organisatie-omgevingen is bovendien ondoenlijk, waarvoor een In-Private webbrowser geopend moet worden om in te loggen. Kortom, veel onnodige administratieve rompslomp en complexiteit.

Het bieden van optimale zorg is niet alleen een tijdrovend proces, maar wordt ook bemoeilijkt vanwege het risico dat zorgmedewerkers niet over de juiste en actuele cliëntgegevens beschikken. Dit komt doordat gegevens in verschillende systemen staan opgeslagen, bovendien werkt het schaduw IT in de hand. Dit heeft op zijn beurt dan weer gevolgen voor de digitale veiligheid, gegevensbescherming én ICT-kosten.

Voor iedere medewerker in het samenwerkingsverband die toegang dient te krijgen tot meerdere systemen, moeten additionele Microsoft 365 licenties worden aangeschaft, terwijl medewerkers in hun eigen organisatie vaak al beschikken over een digitale werkplek met Office en een e-mailpostbus. Maar met die accounts inloggen in externe omgevingen is niet mogelijk.

Oplossing

Omnia partnerportaal biedt medewerkers binnen samenwerkingsverbanden één centraal portaal, ongeacht de organisatie waarin zij werkzaam zijn. Medewerkers loggen op het gezamenlijke portaal in met hun eigen organisatie-login, ofwel single sign-on. Vervolgens krijgen ze toegang tot alle benodigde informatie om gezamenlijk de beste zorg te kunnen leveren aan cliënten. Denk aan informatie zoals het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), zorgprotocollen, gedeelde agenda’s, werkdocumenten en onderlinge communicatiemiddelen.

Dit biedt verschillende voordelen. Allereerst zorgt het voor betere en effectievere zorg voor cliënten. Alle informatie staat immers op één centrale plek opgeslagen, waardoor zorgmedewerkers altijd beschikken over de meest actuele gegevens. Dit maakt schaduw IT overbodig en verkleint de kans op datalekken. Ten tweede levert het enorme werkverlichting voor zorgmedewerkers op, omdat de administratieve last aanzienlijk vermindert. Het eindeloos zoeken en inloggen in meerdere systemen is niet meer aan de orde. Tot slot biedt Omnia partnerportaal financiële voordelen, omdat zorgorganisaties geen dubbele licenties of hardware meer hoeven aan te schaffen voor personeel dat deel uitmaakt van samenwerkingsverbanden.

VWS-missies

In 2030 wordt zorg 50 procent vaker in de eigen leefomgeving georganiseerd in plaats van in zorginstellingen. Voor het leveren van de juiste zorg is het cruciaal dat zorgmedewerkers eenvoudige en veilige toegang tot de bronsystemen van cliëntinformatie hebben. Omnia partnerportaal van Ictivity biedt een unieke oplossing waarin (cliënt)gegevens, via single sign-on, vanuit meerdere bronsystemen (zorgorganisaties) samenkomen in één portaal.

Doelgroep

Omnia partnerportaal is gezamenlijk ontwikkeld met en vanuit de behoefte van zorgorganisaties actief in de caresector. De oplossing richt zich op medewerkers die werkzaam zijn voor of moeten samenwerken met verschillende zorginstellingen. Denk hierbij aan samenwerkingsverbanden, franchise-concepten, partnerorganisaties en zzp'ers.

Verlaging zorgkosten

Als zorgmedewerkers actief zijn voor meerdere zorgorganisaties ontvangen zij per zorgorganisatie een set aan ICT-middelen (denk aan smartphone/laptop, netwerklogin, e-mail adres, licentie-abonnementen). Met Omnia partnerportaal is dit alles terug te brengen naar 1. Daarnaast levert het (samen)werken in meerdere Elektronische Cliënten Dossiers van meerdere zorgorganisaties onnodig complexiteit op voor de zorgmedewerker. Hierdoor gaan zorgminuten verloren aan ICT-last. Deze tijd kunnen ze gebruiken voor waar het écht om draait: de zorg voor cliënten.

Verdienmodel

Omnia partnerportaal is beschikbaar in abonnementsvorm waarin men betaalt per gebruiker per maand.

Geïnvesteerd vermogen

€ 10-100 duizend

Concurrentie

Op dit moment is Omnia partnerportaal een unieke oplossing in de markt die nog niet eerder is ontwikkeld.

Unieke kenmerken

De oplossing verlaagt de kosten van ICT-middelen en levert werkverlichting op door het verminderen van complexiteit en administratieve last voor zorgmedewerkers. Met één keer inloggen krijgen zorgmedewerkers toegang tot relevante (cliënt)informatie ongeacht het IT-systeem van de zorgorganisatie waar het staat opgeslagen.

Intellectueel eigendom

Omnia is een geregistreerde merknaam van Ictivity.

Organisatie

Ictivity is een IT-serviceverlener met 25 jaar ervaring in managed services, werkplekautomatisering, IT-security, IT-adoptie en IT-infrastructuren. Het bedrijf ontwerpt IT-omgevingen niet vanuit een puur technische visie, maar zet de processen van een organisatie en taken van een medewerker centraal. In alle gevallen met maar één doel voor ogen: relaties helpen om de maximale waarde te halen uit ICT. Daarbij hanteert Ictivity altijd haar ‘User Based Computing’-visie als uitgangspunt: IT moet processen efficiënter maken, medewerkers ondersteunen in hun taken en waarde toevoegen aan klanten. Bovendien moet IT de strategische ambities van een organisatie ondersteunen. Dit resulteert in een IT-omgeving die zich vormt naar de behoeften van gebruikers. Ictivity richt zich op middelgrote organisaties, met meer dan 100 werkplekken, in de zorg, overheid en commercie. Bij Ictivity werken ruim 170 medewerkers, vanuit het kantoor in Eindhoven.

Beschrijving pilotfase

De pilotfase vond plaats bij zorgorganisatie PSW. Zij ondersteunt en begeleidt kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking. Ook zij ondervonden de administratieve rompslomp en uitdagingen die gepaard gaan met samenwerken met andere zorginstellingen. Daarom schakelden ze Ictivity in om gezamenlijk Omnia partnerportaal te ontwikkelen: één centrale plek, zowel voor interne als externe medewerkers, met daarin alle belangrijke (cliënt)informatie. Lees hier meer over de case: https://www.ictivity.nl/klantcase/het-psw-partnerportaal-probleemloos-s…

Betrokken partners

Omnia partnerportaal is ontstaan vanuit de klantbehoefte van meerdere (zorg)organisaties. Deze relaties zijn gedurende het hele traject actief betrokken bij de totstandkoming en validatie van de oplossing. Op technisch vlak is Omnia partnerportaal ontwikkeld in samenwerking met Microsoft en Workspace 365.

Aantal gebruikers pilot

11-100

Onderzoeksresultaten

Vanuit de zorgmedewerkers wordt erg positief gereageerd op Omnia partnerportaal. Het portaal verlicht de administratieve last waar medewerkers mee te maken hadden aanzienlijk. Gebruikers reageren dan ook enthousiast op het feit dat ze door middel van single sign-on gemakkelijk toegang hebben tot alle relevante (cliënt)gegevens. Het mooiste compliment is de eenvoud die de gebruiker momenteel ervaart, zonder weet te hebben van alle achterliggende (technische) complexiteit van het portaal. “Je start het ECD op en je bent ingelogd.”

Implementatiestrategie

Ictivity is een toonaangevend IT-dienstverlener binnen Nederland, met sterke focus op het gebied van IT-adoptie en het begeleiden van medewerkers in digitale verandering. Ictivity heeft veel expertise en jarenlange ervaring om dergelijke verandertrajecten vorm te geven. Dit doen we altijd met de overtuiging dat IT er is voor mensen, en niet andersom. Want voor een geslaagde adoptie van nieuwe technologie is het noodzakelijk om gebruikers op een efficiënte manier te begeleiden, zodat er sprake is van een zachte landing en zij het maximale rendement halen uit IT. Dit is mogelijk door het aanbieden van de juiste mix IT-adoptiemiddelen die zijn afgestemd op de individu. Voor de ene medewerker klassikaal, de andere via een digitale leeromgeving, waarbij elk leertraject wordt begeleid door ervaren docenten, zowel op locatie als via beeldbellen op afstand.

Reeds in gebruik

Momenteel is Omnia partnerportaal in gebruik binnen één samenwerkingsverband tussen drie zorgorganisaties (waaronder PSW) die actief zijn in de gehandicaptenzorg. Binnen PSW zijn nog veel meer vraagstukken waarvoor het partnerportaal een uitkomst biedt. De ambitie is dan ook om het portaal verder door te ontwikkelen en uit te rollen naar alle samenwerkingsverbanden waarin dit van toegevoegde waarde kan zijn, met als doel om medewerkers verder te ontlasten.

Daarnaast staat inmiddels een tweede implementatie van Omnia partnerportaal bij een andere zorginstelling gepland. Deze organisatie opereert binnen de ouderenzorg en is onderdeel van een samenwerkingsverband van in totaal vier zorgorganisaties. Deze implementatie staat gepland voor het eerste half jaar van 2024.

Productontwikkeling

De volgende stap voor Omnia partnerportaal is om meer focus te leggen op gepersonaliseerde informatie die volledig is afgestemd op relevantie voor de betreffende zorgmedewerker. Zodat hij of zij enkel nog die (cliënt)informatie ziet die van toepassing is op dat moment.

Internationale ambitie

Geen