Innovatie

FleGo

Opschaling

FleGo is een nieuw en reeds deels ontwikkeld matching-, plannings- en facturatiesysteem van flexibele arbeid, speciaal ontwikkeld voor intermediairs (bemiddelaars, uitzendbureaus, flexbureaus) in de zorgsector. Het basisproces wat FleGo gaat faciliteren is gebaseerd op grondig onderzoek in de markt (zoals PIDZ, Zorgwerk, YoungOnes, Temper, ...), wat betekent dat FleGo zich programma technisch laat meten met de standaard in verschillende markten. FleGo faciliteert vijf basis kernprocessen van een intermediair: (1) Aanmelding, (2) Onboarding, (3) Matching & Planning, (4) Uren & Facturen en (5) Business Intelligence. Dit wordt in drie portalen aan (1) de intermediair, (2) de opdrachtnemer en (3) de opdrachtgever wordt aangeboden.

Momenteel bevindt FleGo zich nog in de ontwikkelingsfase en wordt er doorontwikkeld op basis van de opgestelde roadmap (zie afb. flego_roadmap update 12-2020). Deze roadmap is een planning van kernfunctionaliteiten die in chronologische volgorde en samen met reeds aangesloten partijen wordt gebouwd.

Hulpmiddel

Informatie-uitwisseling

Overige

Regio Drenthe

Mathijs Lansink

https://www.flego.nl/

Probleemstelling

De zorg staat onder druk. Zorginstellingen hebben een behoefte aan een flexibele schil bijvoorbeeld voor ‘piek, ziek en uniek’. De laatste tijd zijn zorginstellingen zich daarnaast, door de bestaande tekorten aan personeel, genoodzaakt om meer en eerder extra flexwerkers in te huren voor regulier en structureel werk. Daartoe richten zij zich tot specialistische intermediairs (bemiddelingsbureaus, uitzendbureaus, coöperaties).

FleGo richt zich op deze intermediairs. De mensen in en achter deze bureaus zijn vaak mensen uit de praktijk, zorgmensen die zien dat het beter moet en dat het beter kan. Zij kennen als geen ander de praktijk en kunnen opdrachtgevers het beste helpen met de juiste persoon op de juiste opdracht. De uitdagingen van die intermediair zijn:
- Opdrachtgevers en opdrachtnemers stellen hoge eisen aan matching- en planningssysteem van intermediair (gebruiksvriendelijk, veilig/AVG-proof, 24/7 beschikbaar / kunnen plannen).
- Terwijl ICT geen corebusiness is van de intermediair. Ze hebben geen IT-expertise in huis en eigen software ontwikkelen is erg duur en tijdrovend. Daarnaast is dit ook niet waar zorgbemiddelaars voor gemaakt zijn. Zorgmensen willen zich bezig houden met zorgen, niet met systemen. Het gevolg is dat zij de oplossing zoeken in grote (1) excelsheets, (2) whatsapp-groepen, (3) mailconversaties, met tot gevolg (1) overflow van berichten, (2) foutgevoeligheid door menselijke handelingen, (3) versnipperde informatie en kennis en (4) afhankelijkheid van beschikbare capaciteit van planningsmedewerkers.
- En de intermediair ook nog in toenemende mate moet concurreren met ICT-gedreven landelijke matchingpartijen/-platformen in de zorg waarvan de software niet vrij toegankelijk is (bijv. DNZB, PIDZ, JellowZorg, ...).

Oplossing

Ik ben FleGo, hét gloednieuwe softwaresysteem voor intermediairs en flexbureaus in de zorg. Ik koppel eenvoudig opdrachten en diensten tussen medewerkers en opdrachtgevers en kan alle administratie er omheen voor jou en jouw zorgpersoneel regelen. Naast eigen medewerkers, uitzendkrachten en zelfstandigen, kun je elk type medewerker kwijt :-)

Doelgroep

- ZZP-bemiddelaars
- Uitzendbureaus
- Coöperaties
- Flexbureaus (= interne afdeling zorginstellingen)

De eerste focus van FleGo ligt op de zzp-bemiddelaars en uitzendbureaus. Op basis van een adressenlijst van de kamer van koophandel (gefilterd op zorgtermen, 6.000+ adressen) komen we op circa 500 potentiële klanten. Daarnaast groeit het aantal specialistische, kleine bemiddelingsbureaus snel. Verder zou elke zorgorganisatie in Nederland FleGo kunnen gebruiken om hun interne en externe pool aan medewerkers in te plannen op opdrachten. Op zorgkaartnederland.nl staan 54.991 zorgorganisaties.

Verdienmodel

Het verdienmodel is een tarief per geaccordeerd uur op het platform. Op deze manier betalen gebruikers alleen voor hetgeen zij gebruiken cq zelf ook geld aan verdienen. Omwille van bedrijfsgevoeligheid delen we dit tarief hier niet.

Geïnvesteerd vermogen

€ 100 duizend-1miljoen

Concurrentie

De belangrijkste concurrentie zijn andere aanbieders van planningstools. Echter zien wij dat ieder andere planningstool ook andere branches bedient, waardoor zij nooit 100% matchen met zorgbemiddelaars/-uitzendbureaus. Een goed voorbeeld is PuurZorg, een bemiddelaar en uitzender met 1.300+ opdrachtnemers (zgn. zorgtalenten). PuurZorg levert alleen maar zorgmedewerkers en bestaat al 12 jaar. De laatste jaren zijn zij al op zoek naar de beste tooling voor 'hun zorg bedrijfsvoering', wat tevens ook de bedrijfsvoering van de toekomst is voor kleinere bureaus. In het oerwoud aan grote aanbieders van planningstools vonden zij geen geschikte partij, tot FleGo.

Unieke kenmerken

- Het enige platform dat 100% is en wordt gebouwd voor de zorg. Er zijn legio andere planningstools, maar geen enkele kijkt puur en alleen naar het proces van zorgbemiddeling. Bijzonderheden hierin zijn bijvoorbeeld (1) het kunnen opbouwen van het personeelsdossier met bijv. ook vervaldatums van documenten en certificeringen zoals ID-bewijs, VOG, SKJ, BIG, etc., (2) ieder type van opdrachtnemer kan worden ondergebracht (zzp'er, uitzendkracht, vrijwilliger, etc.), (3) de complexe (kostenplaatsen)structuur van zorgvragers kan worden vastgelegd; dit zijn naast zorgorganisatie ook individuele cliënten, en (4) volledige automatische facturering vanuit het systeem (zowel geleverde zorg, als bemiddeling, als facturen voor zzp'ers).
- FleGo is bij afronding in feite een ERP-systeem, één systeem waar een intermediair zijn/haar primaire proces in kwijt kan. Onze uitdaging daarbij is het principe 'zoveel mensen, zoveel wensen'. Ieder bemiddelingsbureau heeft specifieke 'smaakjes' in het proces van matching, planning en/of facturatie. FleGo is zo opgebouwd, en wordt zo doorontwikkeld, dat het multi-configurabel is.
- Ieder ander systeem heeft niet de compleetheid die FleGo (straks) heeft, waardoor extra eigen controlelijstjes/excellen nodig blijven.
- Inherent aan onze rol als SaaS-leverancier is het continue beheer en doorontwikkeling van FleGo gewaarborgd. Gezamenlijk met alle aangesloten intermediairs, zullen gewenste nieuwe innovaties en extra functionaliteiten worden beoordeeld en waar mogelijk ontwikkeld als generieke functionaliteit.

Intellectueel eigendom

We hebben merkrecht op de naam FleGo, en het logo. Verder rust al het intellectueel eigendom bij de aandeelhouders (CEO + 2x CIO).

Organisatie

Gebaseerd op de SqEME-principes hebben we een zogenaamd 'FleGo Huis' waarin de basisprocessen van het bedrijf zijn gevangen. Binnen het proces van Uitvoering begint het met softwareontwikkeling (specificeren, testen, accepteren), gevolgd door Acquisitie, Verkoop, Onboarding en Accountmanagement. Marketing en Klantsucces overlappen bij meerdere van deze stappen het proces. De softwareontwikkeling is afgedekt met zusterorganisatie Zapphire, binnen FleGo vindt de exploitatie plaats. Functies die we willen/zien zijn (een veelvoud van) Marketing-medewerker, Sales-medewerker (outbound-inbound), Klantsucces- en Implementatiemedewerker, Accountmanager.

Beschrijving pilotfase

Het 'facturatie-stuk' is nog volop in ontwikkeling, dus dat kan nog niet gebruikt worden. Buiten die functionaliteit om, gebruikt één zorgbemiddelaar FleGo al volledig in de praktijk. Al hun zorgpersoneel heeft een account en profiel wat zij op orde moeten brengen en matchen en plannen alle opdrachten en diensten die er zijn via FleGo.

Andere aangesloten zorgbemiddelaars gebruiken de periode dat wij de facturatiemodule ontwikkelen, om FleGo gebruiksklaar te maken (opdrachtnemer dossiers op orde, basisinstellingen, bedrijfsprocessen stroomlijnen, opschonen van data, ...)

Betrokken partners

- 5 bemiddelingsbureaus van zorgpersoneel
- 160 zzp'ers uit de zorg (opdrachtnemers)
- 10 zorgorganisaties (opdrachtgevers)
- 35 medewerkers van zorgorganisaties

Aantal gebruikers pilot

101-1.000

Onderzoeksresultaten

We hebben tussentijds al veel tijd besteed aan optimalisatie van de snelheid van het systeem. En met nog eens 1.900 opdrachtnemers die er bij gaan komen, moet daar nog meer aan gesleuteld worden. Verder waren er enkele zaken die in de praktijk weerbarstiger bleken te zijn dan op de tekentafel. Een 'flow' was bijvoorbeeld dat een opdrachtnemer door de intermediair altijd eerst bij een opdrachtgever ter akkoord moet worden voorgesteld, echter wilden opdrachtgevers ook opdrachtnemers rechtstreeks kunnen inplannen.

Implementatiestrategie

Momenteel zijn we op basis van onze ervaringen in de praktijk onze implementatie-leidraad aan het vervolmaken. Het uitgangspunt is te komen tot een (kosteloze) overstapservice. Op hoofdlijnen doorlopen we de stappen Richten, Inrichten, Verrichten.
Richten: IST- en SOLL-situatie in kaart brengen, samenwerkingsmodel bepalen.
Inrichten: evt. noodzakelijke updates aan software plannen en bouwen, gezamenlijk testen, basisinrichting FleGo-omgeving (importeren data, sjablonen, rechten-rollen, etc.), gebruikerstrainingen op locatie.
Verrichten: gebruik monitoren (bij stagnatie actief ondersteunen), Gebruikers Acceptatie Tests, Servicedeks aanwezig, webinars verzorgen voor klanten (en hun klanten), Gebruikershandleidingen voor (1) Intermediair, (2) Opdrachtnemer en (3) Opdrachtgever beschikbaar stellen.

Behaalde prestaties of gewonnen awards

- Innovatiesubsidie vanuit Europese Unie
- AVG-certificaat Data Pro
- Al onze LinkedIn-posts, https://www.linkedin.com/company/flego-b-v :-)

Productontwikkeling

We houden een actieve lijst met doorontwikkelingen bij, die ook gevuld wordt door onze klanten. Tegen het einde van de huidige roadmap, pakken we die wensen erbij en bepalen we samen wat prioriteit (moet) krijgen. In 2021 heeft sowieso het ontwikkelen van een app voor Android en iOS de prioriteit. Tot die tijd schaalt FleGo overigens (nu al) uitstekend op mobiele schermen.

Voorbeelden van nieuwe functionaliteiten zijn op het gebied van Werving & Selectie, Talentmanagement, Electronisch Cliënten Dossier, Roosteringstooling.

Internationale ambitie

Aan ambities geen gebrek, zorg is immers overal ter wereld nodig, maar realistisch gezien heeft dit voorlopig nog geen prioriteit. Daarnaast zijn de zorgsystemen in andere landen anders ingericht dan in Nederland, zo gaat er in België lang niet zoveel zorg-personeel via een bemiddeling-/uitzendbureau.

Omzet

€ 11-100k