App to Order
App to Order van Proud Nerds & CWZ staat voor het nieuwe bestellen van instrumenten voor de operatiekamer. Deze innovatie bestaat uit een mobiele app voor de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) en een online systeem in de OK. Deze maken het mogelijk en om sneller en effectiever materialen te bestellen en leveren. Voor, tijdens en na de operatie.
Gelderland
- Concept
- Ontwikkeling
- Testen
- Pilot
- Implementatie
- Opschaling
Over de innovatie
Concept
Beeldmateriaal
Korte omschrijving
App to Order van Proud Nerds & CWZ staat voor het nieuwe bestellen van instrumenten voor de operatiekamer. Deze innovatie bestaat uit een mobiele app voor de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) en een online systeem in de OK. Deze maken het mogelijk en om sneller en effectiever materialen te bestellen en leveren. Voor, tijdens en na de operatie.
Probleemstelling
De klassieke wijze om instrumenten en andere zaken te bestellen tijdens een operatie in CWZ was middels een portofoon of telefonisch. Dit zorgde regelmatig voor ruis op de lijn of onduidelijkheid als er meerdere bestellingen tegelijk binnenkwamen en bracht onrust met zich mee tijdens een operatie. Een werkgroep OK & CSA medewerkers in het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis is aan de slag gegaan om hiervoor een oplossing te bedenken.
Oplossing
A²O is een systeem waarmee op een zeer eenvoudige wijze instrumenten, verbruiksmateriaal en andere zaken besteld kunnen worden. Met de applicatie op een groot computerscherm in de operatiekamer kan een OK-assistent een bestelling aanmaken. Met één druk op de knop komt deze binnen in de app op de daarvoor beschikbaar gestelde smartphone bij CSA-medewerkers door middel van een tril- of geluidssignaal. Deze kunnen direct zien of het spoed betreft, om welk type materialen het gaat en waar ze liggen opgeslagen in het magazijn. De bestelling wordt geaccepteerd en wordt, na het verzamelen op de aangegeven locatie, afgegeven bij de OK. De status van de gehele order is in de OK te volgen. Daarnaast is het mogelijk om berichten uit te wisselen en statistiek te bedrijven op alle bestellingen.
Unieke kenmerken
- Meer rust in de OK
- Tijdswinst bij het plaatsen en afleveren van bestellingen
- Meer duidelijkheid en overzicht
- Beter inzicht in aanvragen, gebruik en voorraad van materialen en/of instrumenten
- Snel en helder communiceren tussen de OK en de CSA met kortere lijnen
- Tijdswinst bij het plaatsen en afleveren van bestellingen
- Meer duidelijkheid en overzicht
- Beter inzicht in aanvragen, gebruik en voorraad van materialen en/of instrumenten
- Snel en helder communiceren tussen de OK en de CSA met kortere lijnen
Website
Challenges
Events MedTechPartners
Ontwikkeling
Beschrijving technologie of dienst
De oplossing bestaat uit drie onderdelen:
- Een back-end systeem waar het beheer plaatsvindt.
- Een web-based OK-applicatie om orders en berichten aan te maken en te volgen.
- Een mobiele CSA-app om de orders op te pakken en te verwerken.
De oplossing wordt als Saas aangeboden en is gebaseerd op Microsoft Azure technologie.
- Een back-end systeem waar het beheer plaatsvindt.
- Een web-based OK-applicatie om orders en berichten aan te maken en te volgen.
- Een mobiele CSA-app om de orders op te pakken en te verwerken.
De oplossing wordt als Saas aangeboden en is gebaseerd op Microsoft Azure technologie.
Concurrentie
Zover wij hebben kunnen nagaan bestaat er nog geen oplossing vergelijkbaar met A²O.
Doelgroep
Alle ziekenhuizen met operatiekamers en een afdeling die hiervoor de logistieke werkzaamheden verricht, zoals een CSA of OK logistiek.
Verdienmodel
A²O wordt als SaaS oplossing aangeboden middels een licentiemodel. De kosten zijn gebaseerd op een basis licentiebedrag en een variabel deel, gebaseerd op het aantal OK's. Alle ondersteuning en de (basis) implementatie is inbegrepen.
Intellectueel eigendom
Het idee is bedacht door OK & CSA medewerkers van het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis in Nijmegen. Samen met de afdeling medische informatie technologie in CWZ is dit verder uitgewerkt. Digital partner Proud Nerds is aangehaakt om de innovatie te ontwikkelen en praktisch toepasbaar te maken voor CWZ.
Testen
Doelstelling testfase
Begin 2020 is CWZ gestart met een prototype van het systeem, met de "oude" oplossing als back up. De belangrijkste doelstellingen waren het testen van de applicaties zelf, ervaringen opdoen met de 'user interface' en bepalen of het nieuwe systeem een oplossing bood voor de eerder genoemde probleemstelling.
Beschrijving testfase
De test is uitgevoerd in twee van de twaalf OK's van CWZ. De testfase bestond uit twee onderdelen, een testperiode van twee maanden met aansluitend een tussenevaluatie. Omdat de test zo positief werd ervaren en men zo enthousiast was, is de test al heel snel uitgebreid naar alle twaalf OK’sQ!De bevindingen zijn verwerkt in een nieuwe versie van het systeem waarna er een nieuwe evaluatie heeft plaatsgevonden van 3 maanden. Daarna is er een eindevaluatie geweest. De eindevaluatie was zeer positief en het systeem heeft een serieuze upgrade gekregen en is vervolgens volledig productiewaardig gemaakt en uitgerold in CWZ.
Aantal proefpersonen
Er is gestart met twee van de twaalf OK's en de volledige CSA afdeling. Omdat de OK medewerkers regelmatig wisselen van OK is iedereen met de applicatie bekend geworden.
De applicatie was zo'n succes dat na twee weken al is besloten om de proef op te schalen naar alle OK's en vanaf dat moment heeft CWZ permanent gebruik gemaakt van de innovatie.
De applicatie was zo'n succes dat na twee weken al is besloten om de proef op te schalen naar alle OK's en vanaf dat moment heeft CWZ permanent gebruik gemaakt van de innovatie.
Testresultaten
Deze waren erg positief, alle betrokken medewerkers waren zeer enthousiast en niemand wil nog terug naar het oude systeem. Alle doelstellingen zijn behaald waarbij met name het terugdringen van ruis, onduidelijkheid en onrust in de OK de grootste toegevoegde waarde bleken te zijn.
Uitdagingen
Het systeem is gedurende de testperiode verder geoptimaliseerd. Dit blijft een on-going proces, waaraan Proud Nerds en CWZ samen blijven werken. Verder zijn er een aantal nieuwe wensen geuit die aankomend jaar ontwikkeld gaan worden en worden toegevoegd aan het systeem. Een belangrijke hiervan is de live koppeling met back-end systemen en het combineren van informatie waardoor er nog meer inzicht komt in het instrumentenverbruik om uiteindelijk alles verder te optimaliseren.
Pilot
Beschrijving pilotfase
Zie onderdeel "Test". De test- en pilotfase zijn gecombineerd.
Aantal gebruikers pilot
11-100
Betrokken partners
De innovatie is een samenwerking tussen het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) en Proud Nerds. In een werkgroep met zorgverleners van de OK en CSA in CWZ is het idee tot leven gekomen, waarna deze samen met projectleiding vanuit de unit medische informatietechnologie van CWZ en digital partner Proud Nerds is ontwikkeld. Waarin de rol van beide partijen dus gelijkmatig is gericht op ieders expertise.
Maatschappelijke effecten
De belangrijkste effecten zijn:
- Minder ruis en onduidelijkheid bij het bestellen én afleveren van materialen, instrumenten en verbruiksvoorwerpen in de operatiekamer.
- Meer rust in de OK tijdens operaties
- Beter inzicht in aanvragen van (extra) materialen tijdens een operatie
Deze zaken zijn cruciaal bij het uitvoeren van operaties en dragen bij aan een efficiënter logistiek proces, een betere samenwerking en hogere veiligheid.
- Minder ruis en onduidelijkheid bij het bestellen én afleveren van materialen, instrumenten en verbruiksvoorwerpen in de operatiekamer.
- Meer rust in de OK tijdens operaties
- Beter inzicht in aanvragen van (extra) materialen tijdens een operatie
Deze zaken zijn cruciaal bij het uitvoeren van operaties en dragen bij aan een efficiënter logistiek proces, een betere samenwerking en hogere veiligheid.
Onderzoeksresultaten
Zie resultaten in de omschrijving bij "Tests".
Implementatie
Organisatie
App to Order is ontwikkeld door twee organisaties. Het idee is ontstaan in het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) in Nijmegen: hier werd op de werkvloer een probleem gesignaleerd wat door digitalisering opgelost kon worden. Proud Nerds is, als digital partner van het CWZ, benaderd om mee te denken over het ontwikkelen van de technische oplossing. De A²O is dan ook ontstaan uit een samenstelling van ervaringsdeskundigen vanuit CWZ, bestaande uit OK- en CSA-medewerkers, MIT-projectleiding en applicatiebeheerders en daarnaast technische specialisten zoals een consultant, UX designers en software developers van Proud Nerds.
Ondernemer
De verdere groei van App to Order ligt in handen van Proud Nerds. Hierbij sluit CWZ als ervaringsdeskundige aan en blijft zij als initiator van de app samenwerken met Proud Nerds om deze verder te verbeteren. CWZ en alle toekomstige gebruikers van de applicatie oefenen in een gebruikersgroep invloed uit op de roadmap van de applicatie .
Implementatiestrategie
De oplossing is een SaaS (Software as a Service) applicatie die volledig in de cloud draait. A²O heeft in principe geen relaties met andere systemen. Dit maakt het zeer laagdrempelig om te implementeren en alle onderdelen kunnen draaien op bestaande apparatuur die aanwezig is op de OK en bij de CSA. Een implementatietraject van slechts twee weken is hiermee mogelijk.
Uiteraard kan per implementatie bekeken worden of de onderdelen op bestaande systemen gaan draaien of op dedicated devices worden uitgerold. Bij CWZ is er bijvoorbeeld voor gekozen om de OK-applicatie op een bestaande computer met een browser te laten draaien en voor de CSA dedicated mobiele telefoons aan te schaffen die de medewerkers bij zich dragen als zij dienst hebben.
Uiteraard kan per implementatie bekeken worden of de onderdelen op bestaande systemen gaan draaien of op dedicated devices worden uitgerold. Bij CWZ is er bijvoorbeeld voor gekozen om de OK-applicatie op een bestaande computer met een browser te laten draaien en voor de CSA dedicated mobiele telefoons aan te schaffen die de medewerkers bij zich dragen als zij dienst hebben.
Communicatie en marketing
Het gemak, de gebruiksvriendelijkheid en de toegevoegde waarde van de App to Order evenals implementatie in 2 weken tijd, worden door Proud Nerds & CWZ gezamenlijk onder de aandacht gebracht door een veelvoud aan middelen en kanalen. Aangezien de innovatie interessant is voor ziekenhuizen met OK's en een CSA of logistieke afdeling OK-logistiek is dit ook de specifieke doelgroep die wordt benaderd. Waarin waardering in de vorm van een zorginnovatie uiteraard een boost zal geven aan de awareness van de innovatie. Met als resultaat het werk sneller, makkelijker en beter maken, juist in de zorg waar het nu hard nodig is. Met CWZ en nieuwe gebruikers van de app wordt daarnaast een A²O community opgezet, waarin ontwikkelwensen en behoeften kunnen worden gedeeld en ervaringen met elkaar kunnen worden uitgewisseld.
Productpresentatie
Behaalde prestaties of gewonnen awards
App to Order is medio oktober 2020 'live' gegaan. Het versnellen en verbeteren van de processen op de operatiekamers in CWZ is nu al een noemenswaardige prestatie.
Opschaling
Productontwikkeling
De eenvoud van de oplossing is tevens de kracht. Wij, Proud Nerds & CWZ, blijven het product verder optimaliseren qua gebruikerservaring en efficiëntie. Hiervoor zetten we middelen in als een UX-lab en feedback "uit het veld".
Daarnaast hebben we een back log opgesteld met nieuwe functionaliteiten die in de loop van 2021 toegevoegd worden aan het systeem. Er is een gebruikersgroep die hun ervaring met de applicatie deelt en meedenkt bij de uitbereiding en verbetering van het systeem.
Een aantal belangrijke doorontwikkelingen:
- Verbeterde zoekfunctionaliteit met mogelijk de inzet van Aritificial Intelligence (AI)
- Opzetten van koppelingen met bestaande logistieke applicaties
- Verder uitbereiding van de statistische en Trent - module
Daarnaast hebben we een back log opgesteld met nieuwe functionaliteiten die in de loop van 2021 toegevoegd worden aan het systeem. Er is een gebruikersgroep die hun ervaring met de applicatie deelt en meedenkt bij de uitbereiding en verbetering van het systeem.
Een aantal belangrijke doorontwikkelingen:
- Verbeterde zoekfunctionaliteit met mogelijk de inzet van Aritificial Intelligence (AI)
- Opzetten van koppelingen met bestaande logistieke applicaties
- Verder uitbereiding van de statistische en Trent - module
Groeiscenario
De applicatie zal gaan groeien doordat meerdere ziekenhuizen de applicatie in gebruik gaan nemen. Op basis van de verschillende behoeftes van de ziekenhuizen zal de applicatie ook inhoudelijk extra modules krijgen. De verdere functionele groei van de applicatie wordt dus gestuwd door de gebruikers: zij bepalen wat er op de roadmap van productontwikkeling staat.
Korte termijn groeiplannen voor de app zijn onder andere: koppelingen met inkoop- en voorraadsystemen en uitgebreidere statistieken om nog meer inzicht te krijgen in de processen van de OK logistiek.
Korte termijn groeiplannen voor de app zijn onder andere: koppelingen met inkoop- en voorraadsystemen en uitgebreidere statistieken om nog meer inzicht te krijgen in de processen van de OK logistiek.
Planning
Met de livegang medio oktober 2020 is de belangrijkste mijlpaal van dit jaar behaald.
Voor 2021 is de doelstelling om meerdere ziekenhuizen aan de A²O community toe te voegen.
Een belangrijke fase hierin is week 1 van de nationale Slimme Zorgestafette, waarin A²O een podium krijgt in CWZ, en in de webinar serie van Health Valley. Verder zal communicatie doorlopend zijn in de vorm van interviews, artikelen, advertenties en is er informatie beschikbaar op de website en in de brochure. Ook wordt een animatievideo gerealiseerd.
Inhoudelijke mijlpalen in het eerste half jaar van 2021 zijn gedefinieerd in de roadmap. Hieronder vallen het toevoegen van nieuwe features.
Voor 2021 is de doelstelling om meerdere ziekenhuizen aan de A²O community toe te voegen.
Een belangrijke fase hierin is week 1 van de nationale Slimme Zorgestafette, waarin A²O een podium krijgt in CWZ, en in de webinar serie van Health Valley. Verder zal communicatie doorlopend zijn in de vorm van interviews, artikelen, advertenties en is er informatie beschikbaar op de website en in de brochure. Ook wordt een animatievideo gerealiseerd.
Inhoudelijke mijlpalen in het eerste half jaar van 2021 zijn gedefinieerd in de roadmap. Hieronder vallen het toevoegen van nieuwe features.
Internationale ambitie
Op dit moment zijn er geen internationale ambities. Voor 2021 is het doel om in Nederland de ziekenhuizen bekend én gebruik te laten maken van de app, en de applicatie zo goed mogelijk op de Nederlandse logistieke processen aan te laten sluiten.
Geïnvesteerd vermogen
€ 100 duizend-1miljoen
Omzet
11-100k
Financiële prognose
Omdat het platform waar A²O op ontwikkeld is, zo gebouwd is dat er gemakkelijk meer gebruikers ingeplugd kunnen worden, is de grootste investering al achter ons. Hiervoor hebben CWZ en Proud Nerds zich gezamenlijk ingespannen. Daarnaast worden er doorlopend investeringen gedaan om de innovatie ook daadwerkelijk onder de aandacht te brengen en zo meerdere ziekenhuizen als gebruiker toe te kunnen voegen.
Bij de lancering van A²O bij andere ziekenhuizen zullen hier nieuwe kosten mee gemoeid zijn, maar de prognose is dat er vanaf 10 ziekenhuizen een break even point is bereikt.
Bij de lancering van A²O bij andere ziekenhuizen zullen hier nieuwe kosten mee gemoeid zijn, maar de prognose is dat er vanaf 10 ziekenhuizen een break even point is bereikt.