Strategisch partnerschap: maak duidelijke afspraken (en doe dat op het juiste moment)

“KLM wil niet langer tenderen, maar langdurige samenwerkingen aangaan met zijn strategische leveranciers.” Dit is de eerste zin uit een artikel dat ik laatst las. Waarom is tenderen voor KLM niet de meest geschikte manier om met een strategisch partnerschap te starten? Omdat er dan meteen een klant-leverancier verhouding ontstaat, volgens KLM. De band tussen beide partijen wordt daarmee niet hecht genoeg in hun ogen. Belangrijke leveranciers aan je binden wordt dus steeds belangrijker voor KLM en zij beseffen dat je dit niet doet door kleinere leveranciers je spierballen te tonen.

Samenwerken in de zorg

Ook voor veel organisaties in de zorg wordt een strategisch partnerschap steeds belangrijker. De samenwerking tussen ziekenhuizen en eerstelijnszorg staat steeds meer in de belangstelling. Een mooi voorbeeld daarvan zijn de ontwikkelingen bij Bernhoven. Daarnaast wordt de samenwerking tussen innovatieve partijen steeds belangrijker. De startup met het goede idee heeft hulp nodig van meer ervaren partijen om dat goede idee binnen een afzienbare termijn succesvol op de markt te brengen. Maar diezelfde startup heeft naast de hulp ook het vertrouwen nodig dat er op een juiste manier rekening gehouden wordt met zijn ideeën en belangen. Dat je je gelijkwaardig voelt ondanks het feit dat de ene partij veel groter is dan de ander.

Gelijk zijn op papier

Allereerst wil ik ingaan op het belang van een goede vastlegging van de afspraken die je maakt tijdens het traject van samengaan. De basis voor een geslaagde samenwerking. In een later blog kom ik graag terug op de noodzaak om je gelijk te voelen.

Afspraken duidelijk vastleggen is essentieel. Je spreekt immers voor een langere periode commitment naar elkaar uit en dan moeten de kaders helder zijn. Doe dit echter wel op de juiste manier op het juiste moment. Als er in een te vroeg stadium door zowel aanbieder als klant wordt gesproken over waterdichte contracten en gedetailleerde voorwaarden kan dit verlammend werken.  

Drie juiste momenten

Om te komen tot een strategisch partnerschap zijn er in elk traject zeker 3 momenten waarop je een aantal zaken formeel kunt regelen.

1. Intentieverklaring

Allereerst bij het uitspreken van de intentie tot samenwerking. Het opstellen van een intentieverklaring is een goede eerste oefening. Zo kan worden nagegaan welke motieven partijen hebben om een onderzoek naar samenwerking te starten en op welke wijze zij hier hun eigen rol zien. Bij het opstellen van een intentieverklaring verdient het de aanbeveling om hier ruimte te laten voor beide partijen door doelstellingen niet te nauw te beschrijven. Meestal blijkt al bij het opstellen van de verklaring of er inderdaad sprake is van gelijkwaardigheid of dat een van de partijen hier toch anders in staat.

2. Tussentijdse verslaglegging

Tijdens het onderzoek naar de mogelijkheden voor samenwerking zal er aan de hand van tussentijdse rapportages besluitvorming plaatsvinden. Het vastleggen van deze besluiten dient op een voor beide partijen transparante wijze te worden vastgelegd. Logisch. Tenminste dat zou je denken. Toch vindt dit niet altijd op een accurate manier plaats. Gevolg is dat er bij het opstellen van een definitief contract een hernieuwde discussie plaatsvindt om onderwerpen waarover al besluitvorming heeft plaatsgevonden. Soms ook in het kader van het bewust heropenen van onderhandelingen. Zorg dus voor een goede verslaglegging en accordering van de besluiten tijdens het traject.

3. Contract

Het laatste moment is natuurlijk het opstellen van het contract. Het moment waar geruime tijd naar toe is gewerkt en waar partijen halsreikend naar uitkijken. En ook het moment waarop juristen nadrukkelijk aanwezig zijn en in sommige gevallen twijfel zaaien waar zekerheid bestond. In een contract wordt vastgelegd wat je gezamenlijk hebt afgesproken. Het is daarom aan te raden om in een zo vroeg mogelijk stadium een jurist bij de plannen te betrekken. Zo begrijpt hij of zij hoe de afspraken tot stand zijn gekomen en wat de achterliggende gedachte is. Dan wordt er zonder problemen de juiste afspraken vastgelegd en is het opstellen van het contract een mooi moment om tevreden terug te kijken en je te verheugen op wat de toekomst gaat brengen.

Jan Verdonk is als partner verbonden bij ZorgopKoers. ZorgopKoers is een adviesbureau dat zorgorganisaties ondersteunt bij bestuurlijke en strategische vraagstukken.